Tipo de Datos: Texto. Se utiliza cuando el campo va a contener caracteres alfanuméricos hasta un máximo de 255 caracteres. La elección de este tipo deja mucha libertad para la introducción de datos, pero limita las opciones de realización de cálculos. - Tipo de Datos: Memo. Se utiliza cuando el contenido del campo va a ser datos alfanuméricos, textos largos, párrafos enteros, hasta un máximo de 64.000 caracteres. - Tipo de Datos: Numérico. Se utiliza cuando el campo se compondrá de datos numéricos. Se puede optar por distintos sub-tipos que conoceremos más adelante. - Tipo de Datos: Fecha/Hora. Se utiliza cuando el campo se compondrá de una información del tipo 'fechas y/u horas'. Se puede optar por distintos sub-tipos. - Tipo de Datos: Moneda. Se utiliza cuando el campo se compondrá de una información sobre moneda (precios, valor, etc.). Se puede optar por distintos sub-tipos. - Tipo de Datos: Autonumérico. Se utiliza cuando el campo se compondrá de una información numérica de orden generada automáticamente por Microsoft Access. - Tipo de Datos: Si/No. Se utiliza cuando el campo se compondrá de una información de tipo booleano (verdadero o falso). - Tipo de Datos: Objeto OLE. Se utiliza cuando el campo va a alimentarse con imágenes, gráficos u otros objetos procedentes de otras aplicaciones Windows. - Tipo de Datos: Hipervínculo. Se utiliza cuando el campo va a alimentarse con una dirección de World Wide Web, intranet, red de área local, etc. La última opción del menú desplegable no la estudiaremos ahora, pero la utilizaremos más adelan

Una recapitulación En este punto es muy importante realizar una recapitulación acerca de cómo se organiza la información en Access y cómo obtenemos utilidad de la misma. La información se almacena en las tablas. Estas pueden ser de muy diversos tipos y, además, se pueden vincular entre ellas estableciendo relaciones de dependencia. La información puede observarse, obtenerse y analizarse a través de las consultas. En las consultas el usuario introduce en Access distintos tipos de criterios que clasifican y analizan la información de forma automática. Mediante los formularios, definibles por el usuario, se establece la actualización o modificación de las tablas, es decir, se 'interactúa' con la información almacenada. Finalmente, mediante los informes, toda la información puede externalizarse, bien directamente desde las tablas o bien filtrada por las consultas. Esta la estructura primaria y lógica de funcionamiento del Access. De este modo, si antes recomendábamos un análisis y planificación previos, ahora, el usuario, deberá contar con todas las opciones de las que dispone y planificar adecuadamente, es decir, realizar un diseño previo de lo que será su BBDD.

Pero antes deberemos realizar una pequeña reflexión. Planificar es el secreto. Ya tenemos las mínimas nociones para empezar a trabajar con Access. Pero antes tendremos que pensar sobre algo que va mas allá del propio software y que tiene más relación con la consultoría o la ingeniería. Debemos recomendar al lector que siempre, por norma, antes de iniciar su trabajo con Access, realice un estudio previo que responda a las siguientes preguntas, como mínimo.

1º.- ¿Qué queremos hacer? 2º.- ¿Cómo estará estructurada la información? 3º.- ¿Qué tipo de información vamos a utilizar? 4º.- ¿Cómo utilizaremos esta información? 5º.- ¿Cómo queremos obtener y procesar, finalmente, esta información?

La respuesta a esas preguntas entra de lleno en lo que denominamos 'planificar'. Es decir, antes de crear una BBDD deberemos coger papel y lápiz y hacer un pequeño esbozo de qué vamos a hacer. (Ver curso 'Master en Análisis y Planificación de BBDD') Esta planificación de la BBDD la vamos a dejar para otra lección. La razón es que difícilmente podremos realizar esta planificación si no conocemos un poco más concretamente 'qué puede hacer Access'. Así que, quédese el lector con esta idea de que 'Planificar es la mejor manera de trabajar minimizando esfuerzos y maximizando resultados'

bases de datos

Una Base de Datos (en adelante BBDD) es un gestor de documentación. La información se presenta de muchas formas. Información es una imagen, un diagrama, un texto, un dígito. Pero cuando esa información se puede estructurar, ordenar en fórmulas de similar naturaleza, entonces podemos crear BBDD. Las bases de datos son la estructuración de una información que se repite según un modelo predeterminado. La información estructurada permite organizarla, estudiarla, analizarla, compararla, etc. Una BBDD es, por ejemplo, un listado de clientes con todos sus datos, o el registro de las temperaturas medias a lo largo de varios días en una zona determinada, o un listado de hoteles, o un listado de modelos de vehículos. Todos ellos son ejemplos de información que puede ser estructurada como BBDD. Cuando esta información se organiza como BBDD permite buscar dentro de ella, ordenarla, clasificarla, utilizarla para cálculos, etc. Esto es así, especialmente, cuando se trata de gran cantidad de información que, de otro modo, se manejaría de forma muy lenta y poco eficaz. Microsoft Access 2007, permite ordenar y estructurar ese tipo de información de manera que su actualización y gestión sea sencilla y eficaz. Además permite que su utilización se realice de muy diversas maneras y, por tanto, su utilidad se incremente notablemente. En este curso, el lector aprenderá a crear estos modelos de BBDD, a ordenar la información con criterios lógicos y eficaces, y a utilizar la información de múltiples formas.